Что такое складской учёт

Почему остаток правят документом, а не руками

Если остаток можно исправить напрямую, учёт перестаёт объяснять сам себя: вчера было десять, сегодня восемь, и никто не знает, продали два или потеряли.

Документ отвечает на вопрос «почему изменилось»: продали, переместили, списали как брак, вернули поставщику. Остаток становится следствием, а не отдельным числом, которое живёт своей жизнью. Отсюда и главное правило: расхождение при пересчёте оформляется документом оприходования или списания, а не подгонкой цифры.

Остаток, резерв и доступное — три разных числа

На складе лежит сто единиц. Тридцать зарезервированы под оплаченные заказы. Доступно для новых продаж — семьдесят, а не сто.

Путаница между этими числами даёт самый обидный сбой: менеджер продаёт то, что уже обещано другому клиенту. Отдельно считается ожидаемое поступление — товар, который заказан у поставщика и в пути. Он не увеличивает остаток, но позволяет обещать срок.

Партии и стоимость

Товар одинаковый, а обошёлся по-разному: партии приходят по разным ценам и с разной доставкой. Поэтому склад считает не только штуки, но и стоимость каждой партии.

При продаже нужно решить, из какой партии ушёл товар: по FIFO — из самой ранней, по средней — усреднением. От этого зависит прибыль сделки и стоимость остатка. Подробнее в термине себестоимость товара.

Что даёт складской учёт бизнесу

• Не продавать чужое. Резервы отделены от доступного, и обещанный товар не уходит второй раз.
• Не замораживать деньги. Видно, что лежит месяцами, а что заканчивается: закупка перестаёт быть догадкой.
• Знать прибыль сделки. Себестоимость проданного берётся из партий, а не из головы.
• Объяснять расхождения. Инвентаризация показывает не только «не сходится», но и на сколько и по каким товарам.

«Склад маленький, обойдёмся таблицей». Что с этим не так

«У нас сто позиций, хватит таблицы». Таблица честно показывает то, что в неё внесли. Проблема не в числе позиций, а в том, что остаток меняют люди в разное время из разных мест: приёмка, продажа, возврат, списание. Таблица не знает, что кто-то уже продал последнюю штуку.

«Пересчитаем раз в месяц и узнаем правду». Инвентаризация показывает расхождение, но не говорит, где оно возникло. Искать причину через месяц дороже, чем поймать в момент операции.

«Складской учёт нужен, когда появится склад». Он нужен, когда появляется товар, за который заплачено. Один арендованный угол с коробками — уже склад, а деньги в этих коробках лежат такие же настоящие.

Здесь тот же закон, что и во всём остальном: беспорядок не рассасывается с ростом, он дорожает. Маленький склад — самое дешёвое время, чтобы завести учёт.